形式可以变，执行更关键

【本期案例】大家好，我在一家互联网公司担任HRM，目前公司只有不到100人，但是却特别热衷于开会。每天早会半小时，下班前开会15分钟，都是要求我来组织，各部门负责人参与，而老板一般只参与周会和特殊项目会议。平时会议内容都是简单的介绍目前各自手头的工作，90%都是业务和技术层面的。虽然我也同意HR要接触了解业务，但是我觉得目前的会议并无实际作用，还不如减少频率，加强重点，不知道我的想法是否正确呢？想请问各位牛人，天天开会是否有必要，HR如何做好会议管理呢？

每天每个员工都有会议参加，在许多单位里并不奇怪。楼主想改变这一做法，也未尝不可，但要做好会议管理，我建议以下几点：

1、目前会议有哪些弊端

现在虽然天天开会，都养成习惯了，即使要改变，总得有充足的理由吧，否则，老板一定是不会同意的。

既然楼主想改变“天天开会”，目前会议存在的弊端想必一定是可以罗列不少出来的，比如：占用时间、多数是讲些套话废话、员工意见比较大、多次讲了执行也不到位等。

如果讲出来的弊端不是事实，或支撑的理由不充分，老板不会轻易答应改变这一习惯的。

2、准备怎么开

既然想改变现状，那么，准备朝哪里改？

难道是：每两天一开？或者一天早会一天下班会的间隔着开？或者是其他方式，或者干脆说，楼主本人不用每个会议都组织，由各部门自己组织就可以了。反正周会与特殊项目会议老板要参加，是改不了的。

那么，原先楼主组织会议的流程、形式要不要继续坚持？作为人资部，楼主如何监督到各部门会议的执行，有什么制度来保障？

楼主说的加强重点，是只要求业务部门还是如原来一样坚持每天开会？其他部门就不用每天而是改为其他方式？或者说不用硬指标15分钟，而是：有话则长，无话则短。

总之，要站在老板角度想想每天存在的工作问题如何让他知道、怎么解决问题的，如果暴露出来的问题比原来存在的问题少了，怎么向老板解释和说明。

3、内容更重要

互联网的竞争异常激烈，估计老板就是想通过会议形式来发现更多的问题，随时鞭策员工，更及时解决问题。

当然，每天早晚会的召开也没有必要，但我认为，会议频次可以改，但更应该加强开会内容的实质性，有问题就说解决办法，有了办法就立即执行。如果说没有问题，就可以不开会，那么，我觉得刚好就是最大的问题，说明发现问题的眼光不独到、本事不强，或者说对工作和事物要求不够严，因为，不可能不存在问题，如果真的没有问题了，那工作就不可能前进，公司就一定会后退。

4、会议管理

我认为，可以这样来管理会议：

1）制度。

没有规矩不成方圆，一定要形成公司的会议管理制度，载明会议有哪些（比如：早会、晚会、周会、特殊项目会等），每个会议的组织部门，会议流程，会议时长，会议纪要，不按会议决议执行的处理办法等，甚至可以编制会议签到表、会议纪要格式表格等。

2）纪律。

也就是制度中的违规处理，比如：无假不参加会议、参会玩手机、不执行决议、会上不讲会后乱讲等，必须要根据公司的企业文化来订制。

3）关键。

会议一定是：有事才会、会而要议、议而要决、决而要行。如果没事就开会混时间、会上聊天漫天飞、开了半天会没形成一个意见、有要求会后也不执行。也就是说，不在乎制度多么完美完善，不在乎会上呐喊多么凶，也不在乎形成的决议有好多，而最关键的是执行及时、到位，对于执行变样、不及时的，敢不敢逗硬处理，不管是谁，这才是关键中的关键，否则，会议就只是走形式、混日子的代名词了。

5、可以这样变

楼主多半是厌倦了每天都组织这些会，一点都没有新意和成就感，根据楼主的描述，是否可以向老板这样建议：

1）时长灵活。

不一定都15分钟嘛，有讲的或问题多时间就长点，问题少的就短点，只要能够及时发现问题并找到解决办法，就可以了。

2）自行组织。

楼主可以讲，经过这么些时间的会议组织，各部门基本上也学会了，如果长期一人来组织，未免是好事，不如让各部门自行组织，楼主可以不定时抽查。

这样的建议，也许老板会容易同意，也方便实施和落地，当然，还需要做好与各部门负责人的沟通，否则，如果各部门召开的样式五花八门的，到时，老板就会责怪楼主了。

6、会否有深意

老板有意让楼主组织每个会议，是不是想让楼主既熟悉各部门业务、工作和要求，也与各部门负责人、公司领导熟悉，并建立自己的管理风格和威信，为今后提拔做准备呢？

或者老板是想：让楼主抓会议管理，并亲手教会各部门如何召开会议、掌握会议节奏，如何议事、决事、行事，如何编写会议纪要等，就是想让楼主教会大家后就放手，然后再教其他方面的管理，一个一个来规范公司的管理。

楼主说“目前会议无实际作用”，显然并不是每天开会惹的祸，而是会议内容、会上议事决事、会后执行出了差错，即使改变了会议频率，还是无法解决“无实际作用”的问题，与其回避、逃避解决，不如从会议过程、制度规范、决议执行上下功夫，可能会“有实际作用”些。